就活で不採用理由を聞いても問題ない？ メールの例文や聞くときの注意点

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就活をしていると、自信があったにもかかわらず不採用の通知を受け取ってしまうことがあります。その場合、自分の何が良くなかったのかを知りたいと考える方も多いでしょう。そこで、企業に不採用理由を聞いて構わないのか、その際の注意点を解説します。

目次

• 不採用理由を聞いても問題はないが、注意が必要
• 企業が不採用理由を明かさないのはなぜか？
• 不採用理由を聞きたい場合のメール例文
• 不採用理由を聞く際の注意点
• 就活でよくある不採用理由
• 不採用後のステップアップを支援する「LHH」
• まとめ

不採用理由を聞いても問題はないが、注意が必要

就活をするうえで、選考の結果、不採用通知を受け取ることがあります。その理由に心当たりがなければ、理由を知りたくなるのは当然のことです。

このような場合、不採用の理由を確認することは問題ありません。ただし、ビジネスマナーを守り、できるだけ早めに問い合わせるようにしましょう。ただし、担当者に情報を開示する権限がない場合や、不採用の理由を把握していない場合もあります。これは、採用の決定が主に上層部によって行われるためです。万が一理由を教えてもらえなかった場合でも、しつこく食い下がるのは避け、感謝の意を丁寧に伝えることが大切です。不採用理由を聞く際の注意点は後ほど詳しく解説します。

企業が不採用理由を明かさないのはなぜか？

企業側としてはさまざまな理由から、不採用とした根拠を明かすのは避けたほうがよいと判断しています。具体的な理由としては、次のようなものが挙げられます。

トラブル防止のため

そもそも企業側には、就活生に不採用の理由を開示する義務はありません。むしろ、下手に伝えると企業のイメージが悪くなったり、納得がいかずに食い下がる就活生とトラブルになったりする可能性があります。そのため、企業側としてはトラブルを避けるべく、あえて理由は伝えないケースも多くあります。

選考基準の流出を防ぐため

企業側が就活生に不採用の理由を伝えることで、企業の選考基準を推測され、その情報が流出する可能性もあります。
流出した選考基準を参考に、自らを演出して試験に臨む就活生が現れると、企業側が求める人物を的確に選抜できなくなります。その結果、ミスマッチが大きくなるおそれがあります。
企業に合った人材を選考したい企業側としては、採用基準が流出するのは望ましくありません。そのため、理由はあえて伝えないケースがあります。

不採用理由を聞きたい場合のメール例文

不採用の理由を選考担当者に尋ねる際は、メールを利用するのがおすすめです。メールは担当者の忙しい時間を避けて送信でき、返答もしやすいからです。すでに企業とのメールのやり取りがある場合は、そのメールアドレスを使用しましょう。やり取りがない場合は、企業の求人サイトにあるメッセージサービスを利用して連絡するのも良い方法です。以下に、不採用の理由をメールで尋ねる際の例文を紹介しますので、書き方に迷った際の参考にしてください。

件名にはメールの用件と送信者が相手にもわかるように記載し、本文で面接の機会をいただいたことに対してお礼を述べましょう。不採用の理由に関しての質問は簡潔に記載することがポイントです。
また、返信がない場合、重ねて尋ねることは避けて、気持ちを切り替えることも大切です。

不採用理由を聞く際の注意点

不採用理由を聞く場合、注意すべきことが2点あります。ポイントを押さえて尋ねるようにしましょう。

できるだけ早めに問い合わせをする

不採用の理由を確認する際は、できるだけ早く問い合わせることが重要です。不採用の連絡を受け取った時点、または遅くとも1週間以内には問い合わせるようにしましょう。
応募者が多い場合、企業はすぐに次の候補者の選考を進めるため、不採用となった応募者の情報はプライバシー保護の観点から速やかに破棄されるのが一般的です。そのため、時間が経過してから問い合わせても、データが既に削除されている場合があります。迅速な対応を心がけましょう。

丁寧な文章を心がける

担当者が必ずしも理由を把握しているわけではないこと、またデリケートな内容であることを考慮し、理由を尋ねる際は電話ではなくメールを利用するようにしましょう。
メールでは、社会人としてふさわしい丁寧な言葉遣いを心がけてください。不採用に納得できない場合でも、感情的な態度は控え、気持ちを切り替えて次の選考に進むことが大切です。

就活でよくある不採用理由

不採用の通知を受け取ったとき、自信をなくしてしまうこともありますが、どこが良くなかったのかを自分で把握して、次に生かすことが大切です。以下で挙げるのは、主な不採用理由です。就活のプロセスを振り返る際の参考にしてください。

書類が丁寧に作成されていない

応募書類が丁寧に作成されていないと判断された場合、印象が悪くなるおそれがあります。誤字脱字が多い、文章がわかりにくい、読みづらいといった書類は、最後まで読んでもらえないかもしれません。書き間違えてしまったとしても、修正液は使わずに新しく書き直すのがマナーです。
採用担当者が就活生を最初に判断するのは応募書類です。応募書類が丁寧に書かれているかどうかが第一印象を左右します。常に読み手のことを意識して応募書類を作成するようにしましょう。

自分の言葉で書類を書いていない

応募書類が自分の言葉で書かれていないと、人物像が十分に伝わらず、たとえ書類選考を通過しても、面接で書類内容と食い違う受け答えをしてしまう可能性があります。書類と面接での発言が一致していないと、印象を損ね、不採用につながるリスクが高まります。
応募書類を作成するときにWEBなどで例文を参考にする場合でも、そのまま転記することは避けましょう。例文を参照しながらも、自分の経験を交え、独自性を意識しながら書くことが大切です。

自己PRや志望動機が曖昧で熱意が感じられない

志望動機や自己PRが曖昧で、企業側に自分らしさが伝わらない場合も不利になります。就活生がその企業に入社して、勉強してきたことをどう生かしていきたいかについて企業側は着目し、評価しているためです。
どこの企業にでも通じるような志望動機や自己PRでは、どうしても入りたいという熱意が企業側に伝わりません。よく企業を研究して、自分の言葉で具体的に熱意が伝わるように工夫しましょう。

企業が求める人物像ではない

企業には、その企業が求める人物像があります。選考では、就活生が企業のニーズを満たす人物なのかが判断されます。ただ自信がある、優秀であるということよりも、自社に貢献してくれるか否かが重要になります。職種で生かせるスキルが十分であっても、その人物が職場やチームの雰囲気に合わないと判断されてしまうと、不採用になる可能性が高くなるでしょう。

また、その企業を志望しているにもかかわらず企業に関する知識が乏しい場合、準備不足とみなされ、求める人材として評価されないことがあります。希望する職種の適性がないと判断されると選考で不利になるため、会社だけでなく職種が自分に向いているのかを、じっくりと考えてみることも大切です。面接時の服装や身だしなみ、態度なども、企業に合う人材かどうかの判断材料となりますので、細かいところまで気を配るようにしましょう。

不採用後のステップアップを支援する「LHH」

不採用になった場合は、気持ちを素早く切り替え、次の選考に備えましょう。就活エージェントを利用することで、効率的に就活を進めることができます。就活エージェントでは選考のフィードバックを受けられるので、次の選考への対策がスムーズに行えます。

LHH就活エージェントでは、経験豊かなコンサルタントが一人ひとりに向き合い、ESの添削や模擬面接など、企業に合わせたサポートをします。選考での合格を目指すだけでなく、入社後も長く活躍できるよう、将来のキャリアを見据えたサポートを提供しています。キャリアカウンセリングや個別の選考対策に加え、応募手続きや面接の日程調整を代行し、選考結果を企業から直接確認してフィードバックを行います。これらをすべて就活生が一人で進めるのは負担が大きいため、サポートを利用することで安心して就職活動に臨むことができます。

企業が求めるのは、企業のために貢献して長く働いてくれる人材です。ファーストキャリアでの活躍を目指すのであれば、入社後のキャリアを見据えたサポートを受けられるLHH就活エージェントがおすすめです。

まとめ

就活をしていて不採用の通知を受け取ってしまうことがあります。企業側になぜ不採用になったかを尋ねることは問題ありませんが、教えてもらえるとは限りません。不採用になったときは、フィードバックを受けて次につなげることが大切です。この際には、就活エージェントを利用することで、フィードバックや模擬面接など、経験豊かなコンサルタントによるサポートが受けられます。