【就活】事務職の志望動機の書き方や例文、事務職の種類や業務内容について紹介

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事務職は人気の高い職種であり、新卒で事務職に就職するのは、決して簡単ではありません。未経験の方や無資格でも挑戦しやすい事務職はありますが、中には専門的な知識を要するものもあります。この記事では、各事務職の仕事内容と志望動機の書き方、アピールできるスキルや知識とあわせて、志望動機の例文も紹介します。

目次

• 事務職の主な種類と業務内容
• 事務職に就職する際の志望動機の書き方
• 事務職の志望動機でアピールするべきスキル・能力
• 新卒で事務職に就職する際の志望動機の例文
• まとめ

事務職の主な種類と業務内容

事務職の仕事は、書類の作成・処理、電話対応、来客対応など、企業活動に欠かせない重要なバックオフィス業務です。ひと口に事務職と言っても、業務内容によってその種類は細分化されているのが一般的です。

一般事務

最もよく知られているのが一般事務です。データや書類の作成・電話対応・郵便物整理・来客対応・データ入力など、幅広い業務を担います。現在では業務の大半でパソコンを使うため、一般的なコミュニケーション能力に加えて基本的なPCスキルも求められます。

営業事務

営業事務は、一般的に営業部門に所属します。営業職のサポート役として、商品やサービスの販売に必要な見積書・契約書・納品書といった書類の作成や管理を行う他、備品などの在庫管理・発送手配・納期管理などが主な業務内容として挙げられます。顧客からの電話対応や来客対応も重要な仕事の一部となるため、その場に応じた臨機応変なコミュニケーション能力が求められます。

総務・経理・法務事務

企業の運営がスムーズに進められるよう、管理業務を担うのが総務事務です。従業員の勤怠管理・給与計算・安全衛生管理・社内ルールの策定・社内の設備や備品の管理および発注などが主な仕事です。さらに、社内外の広報や社内行事の企画を任されるケースもあるため、柔軟な対応を得意とする方に向いています。

経理事務の仕事は、会社で扱うお金の流れを正しく管理・記録することです。領収書の仕訳・入出金管理・未払金や立替金の処理・預金や現金管理・伝票起票・仕入管理・各種帳簿の作成などを行います。組織の現状把握や実績の提示など、意思決定をサポートする重要な役割を担います。年末年始や決算期は、業務量が増加するため多忙になりがちです。

法務部門で働く法務事務は、法的案件に特化した事務作業を行います。売買契約・秘密保持契約・業務委託契約など、契約取引に関する確認が主な業務です。コンプライアンス業務・組織法務・知的財産・特許の管理・紛争対応などにも携わり、場合によっては弁護士や税理士といった外部の専門家と連携して業務を進めるケースもあります。

なお、規模が小さい企業では、総務・経理・法務、労務、受付事務を限られた人数で兼任しながら担当したり、すべての事務をひとりで担うケースもめずらしくありません。

受付事務

来客が最初に接する相手であることから「企業の顔」の役割を務めるのが受付事務です。主な業務は、来客対応・電話応対です。来客対応に伴う事務作業として、来客や顧客情報の入力・会議室の予約・送迎の手配などの業務も遂行します。会社によっては、部屋までの案内やお茶出しが業務に含まれることもあります。

企業だけでなく、クリニックの受付事務も人気です。資格がなくても挑戦できるので、働きながら必要な知識を身につけていくという点では企業の事務職と同じです。

事務職に就職する際の志望動機の書き方

冒頭でも触れたように、事務職は人気があるため競争率が高くなっています。また、経験者を求める企業も多くなっています。このような状況の中で希望の仕事に就くためには、十分な対策を立てる必要があります。そのひとつに、他の応募者と差別化できる志望動機を作成することが挙げられます。

1.企業のリサーチを行う

企業の採用担当にとって、志望動機の内容は自社にマッチしているかどうかを見極めるための重要な情報です。そのため志望動機では、企業の求める人物像と自分がマッチしていることをアピールすると効果的です。まず、企業の風土や価値観を知るために、コーポレートサイトをチェックしておきましょう。

ビジョンやミッション、代表のメッセージには、企業としての考え方が端的に示されているので、この時点で直感的に「自分に合う/合わない」を振り分けるのもひとつの方法です。キャッチコピーやブランドメッセージは「企業が最も伝えたい価値」が凝縮されています。また、SNS上で発信された過去のメッセージや、従業員のインタビューも、企業の文化や価値観を把握するための重要な情報です。

2.スキル・経験を洗い出す

志望企業の事務職としてマッチしていることをアピールするために、自分が持つスキルと経験を洗い出してみましょう。たとえば、事務職に必須とされるコミュニケーション能力や、ミスをしないなどの正確性、スケジュールを管理する能力など、自信のあることをピックアップします。

さらに、それらを裏付けるエピソードを見つけておきましょう。自分の強みと具体的なエピソードを結びつけてアピールすれば、面接で話す際に説得力が増します。自分を客観的に観察することがポイントです。

3.その企業の事務職を選んだ理由を考える

企業が知りたいと考えているのは、数ある事務職の中でも、自社の何に魅力を感じて志望したかという点です。たとえ同じ業界であっても、企業によって目指す方向性は異なります。企業をリサーチした際に知った経営方針・サービスや製品・社風・ターゲット・社会貢献への取り組みなどから、自分がなぜその企業がよいと感じたのか理由を整理してみましょう。その上で、その企業で事務職を志望する理由、事務職として企業にどういった貢献ができるのか、入社後の目標を軸として志望動機を組み立ててみましょう。

4.自己評価とアピール内容を考える

自己評価を考えるときは、スキルや経験から自分の価値を客観的に考えることが大切です。そして、それらが事務職においてどのように役に立つのかに結びつけます。とくに新卒の場合、実務経験がない状況で自分をアピールしなければならないため、これまで経験した内容を材料に、面接で話す内容をしっかり準備しておきましょう。

なお、ITの進化によりグローバル化が急速化している現代では、海外への対応を急務とする企業も増えています。そういった企業では外国語が得意など、専門的な知識をアピールすることも強みになります。

5.将来のキャリアや目標を設定する

面接では、自分の将来像について質問されることも少なくありません。企業はこの質問を通して、長年にわたって会社に貢献してくれる人材かどうか、成長意欲があるかどうかを見極めたいと思っています。将来的なキャリアと目標を明確にしたうえで就活に取り組んでいると伝われば、目指すべき自分の目標に向かって成長できる人材だとアピールできます。

事務職の志望動機でアピールするべきスキル・能力

事務職に求められるスキルの中で、自分に該当するものがあれば、面接で存在感を示せるはずです。ただし、必要なスキルが十分でない場合も、諦める必要はありません。習得に向けて真摯に取り組んでいる姿勢をアピールすることも有効です。

コミュニケーション能力

電話対応や来客対応など、外部とのやり取りもありますが、主にコミュニケーションを取るのは自社の社員です。一般的に事務の仕事は、他の社員から依頼を受けて発生します。そのため、事務職にはコミュニケーション能力が欠かせません。

コミュニケーションを取ることに苦手意識があるのなら、年齢の離れた相手、自分と異なる価値観やバックグラウンドを持つ相手などと、日ごろから話す機会を作っておきましょう。ビジネス上のコミュニケーション能力を磨く練習になります。

基本的なPCスキル

業務の大半でパソコンを使うため、ある程度のスピードで正確にタイピングできるスキルも必要です。Word・Excel・PowerPointなども日常的に活用するため、初級レベルの知識は身につけておきましょう。社内のデータ管理に有用なデータベースソフトウェアの知識があると、選考で有利になることもあります。近年では、ロボットを活用して業務を自動化する「RPA」のスキルを有していることもアピールの材料になります。

問題解決能力

事務職には、日常的な業務で派生する問題や課題へ対処する能力も求められます。問題解決能力とは、日常の問題・課題の本質を見極めて、効果的な解決策を見出し、実行に移す力です。日常生活の中で、より効果的な解決策を考える習慣をつけていくと、問題解決能力は磨かれていきます。自分の問題解決能力を証明するために、実際に起きた過去の経験から具体的な事例を探し、自分がどう考えどのように解決へ導いたのか、面接に向けて話す内容を整理しておきましょう。

タイムマネジメント能力

タイムマネジメント能力をアピールポイントとして生かすのも有効です。事務職で成功するために欠かせないタイムマネジメント能力とは、時間を有効に使うスキルです。ものごとに優先順位をつけ、限られた時間を適切に割り振ることは、生産性の最大化に結びつきます。社会人として、時間や納期を守ることは信頼関係に直接影響するものです。「短期的な目標・長期的な目標」といった2つの観点から、目標の達成に向けて自分がどのように時間を管理していくのか、日ごろから意識することが大切です。

新卒で事務職に就職する際の志望動機の例文

志望動機がうまく作れないと悩んでいるのなら、例文を参考にするのもひとつの方法です。
作成のポイントを押さえて、採用担当に熱意が伝わる志望動機を完成させましょう。

【志望動機の組み立て方】

• 結論を簡潔に
• 具体的なエピソード
• 入社後にしたいこと、意欲を伝える

まとめ

事務職は競争率の高い職種ですが、自身がどんな事務職として働きたいのか、目標を明確に持つことで、合格率は格段にアップします。志望企業を入念にリサーチすれば、会社がどのような人材を求めているか把握できます。会社の求める人物像を知り、自分がマッチングする人材であることをうまくアピールすることが成功に繋がります。

説得力のある志望動機を作るために、事務職に求められるスキルの中でとくに自信のあるものをピックアップし、それに関連した自分の強みと裏付けするエピソードを準備しましょう。志望企業に魅力ある人材だと感じてもらえるよう、継続的にモチベーションを維持しながら成長していける人材だという熱意を伝えてください。