就活メールの送り方｜基本マナー、書き方などを解説

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就職活動では企業とのやり取りをメールで行うことが多く、書き方やマナーが選考にも影響する可能性があります。メールの内容で採用担当者に自分の印象がダイレクトに伝わるため、適切な形式や礼儀正しい内容であることが重要です。本記事では、就活メールの送り方に必要なマナーや書き方のポイントを詳しく解説していきます。

目次

• 就活メールの基本マナー
• 就活で使えるビジネスメールの構造と書き方の例
• 就活メールを送る際の注意点
• まとめ

就活メールの基本マナー

就職活動において、企業とのやり取りに使うメールには、社会人としての基本的なマナーが求められます。採用担当者とのコミュニケーションは適切な内容やタイミングを心がけましょう。ここでは、就活メールで気をつけるべき基本的なマナーについて解説します。

1. 送信する時間帯・タイミング

就活メールを送信する際には、企業の就業時間を考慮し、適切な時間帯に送信することが大切です。通常、企業の営業時間である平日9時～18時の間にメールを送ると、ビジネスマナーを守った形となります。深夜や早朝に送信すると、慌てている印象や、不規則な生活をしているイメージを与える可能性があるため注意しましょう。

また、企業から返信が必要なメールを受け取った場合は、できるだけ早く返信することを心がけましょう。就活においては迅速な対応が評価されるため、24時間以内に返事をするのが基本的なマナーです。迅速な返信は、礼儀を示すと同時に、積極的な姿勢を伝えることができ、評価ポイントにもなります。

2. 要件が伝わりやすい件名にする

企業の採用担当者は、就活に関するメールだけでなく、他の業務にも携わり日々多くのメールを受け取っています。そのため、件名で要件が一目で伝わるよう工夫することが大切です。件名はメールの内容を簡潔にまとめ、「【ご質問】面接の日程について」や「【ご確認】応募書類送付のご連絡」など、用件が明確に伝わるように設定します。

件名に要件が含まれていると、担当者がすぐに内容を把握できるだけでなく、目にとまりやすくなるメリットもあります。とくに、【】を使った表記は視認性が高く、担当者にとってもわかりやすいです。無題や漠然とした件名は避け、的確な情報を盛り込むように心がけましょう。

3. 敬語を使用する

就活メールでは、適切な敬語を使い、ビジネスにふさわしい文語体での表現を意識することが求められます。とくに、「御社」などの口語は避け、メールでは「貴社」といった文語体の表現に置き換えるのがマナーです。

また、二重敬語に注意する必要もあります。「拝見させていただく」などは二重敬語にあたるため、「拝見します」などの表現が正しい用法です。

就活で使えるビジネスメールの構造と書き方の例

就職活動では、採用担当者とのやり取りにおいてビジネスメールが欠かせません。宛先や件名の設定、本文の書き方などを丁寧に確認し、正しい形式でビジネスメールを作成することで、相手に対して誠実な印象を与えられます。メール作成の基本的な構造を知り、ビジネスマナーに沿った書き方を身に付け、より効果的に自分をアピールしましょう。ここからは、メール作成のポイントを項目ごとに詳しく解説していきます。

宛先

宛先欄は、採用担当者や企業のメールアドレスを指定する重要な項目です。メールソフトには「宛先」「CC」「BCC」の欄があり、それぞれ役割が異なります。

宛先（To）：
送信先のメールアドレスを入力する欄です。ここに採用担当者などメールを送る相手のアドレスを記載します。

CC（カーボンコピー）：
同じメールを関係者にも共有したい場合に利用する欄です。Toや他のCC対象者など、メールの受信者の全員がCCに入っている受信者を見ることができます。企業側の複数の担当者に同時に送る場合に使われることが多いです。

BCC（ブラインドカーボンコピー）：
BCCに指定したメールアドレスは他の受信者に見えないため、アドレスを公開したくない相手が送信先にいる場合に使用します。送信の確認用に自分のアドレスをBCCに入れることで、送信内容を確認する用途にも使えます。

件名

件名は、メールの内容が一目でわかるように記載することが重要です。要件のわかりやすい件名にすることで、受信者がメールの確認作業を円滑に進められます。件名の冒頭に「【ご相談】」「【資料送付】」などのキーワードを付けることで、件名を見ただけでメールの内容を予測しやすくなります。

件名の例：
【ご相談】面接の日程について
【資料送付】エントリーシートの提出

件名は短く、わかりやすい内容で記載することがポイントです。要件が明確で、受信者にとってわかりやすい件名を心がけましょう。

本文

メール本文は、簡潔かつわかりやすい内容を心がけることが大切です。ビジネスメールでは、最初に宛名と挨拶を述べた後、自己紹介と用件を端的に伝えます。また、本文の締めくくりには、相手の対応に感謝を示し、丁寧な印象を残すための挨拶で締める形がおすすめです。

就活でのメール本文の例：
株式会社△△
人事部採用担当 ●●様

お世話になっております。

貴社の選考にエントリーさせていただきました○○大学××学部の▽▽と申します。

掲題の件、面接の日時についてご相談がありご連絡いたしました。
面接の日程を、○月○日または○月○日のいずれかで調整が可能かお伺いできればと存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

署名欄

就活時に限らず、ビジネスメールでは本文の最後に署名を付けるのが基本的なマナーです。署名欄には、自分の名前、所属大学、学部・学科、連絡先を記載し、受信者が簡単に連絡を取れるようにします。署名は、一度設定しておけばメールを作成するたびに自動的に表示される機能があるため、利用するメールソフトで事前に設定しておくと便利です。

就活メールを送る際の注意点

就職活動では、企業と連絡を取る際にメールを使用することが多いです。メールでのやり取りは電話とは異なり、直接会話ができない分、文面や形式に気を配ることが大切です。適切な表現やマナーを守り、企業の採用担当者に好印象を与えるための注意点をここで確認しておきましょう。

送付先企業名は正式名称で記載する

就活メールを送る際には、送付先の企業名を正式名称で記載するのがマナーです。たとえば、「株式会社○○エンタープライズ」といったフルネームで表記することで、企業に対して敬意を示せます。この場合、「（株）○○エンタープライズ」や「株式会社○○」などといった略称や通称を使うと、企業に対するリサーチが不足している印象を与えかねません。
企業の正式名称は、企業の公式サイトにある会社概要などで確認できます。リサーチを怠らず、正しい表記を心がけることが重要です。

メールアドレスは学校指定のアドレスを使う

企業にメールを送る際には、大学などの学校指定アドレスを使用するのが望ましいです。フリーのメールアドレス（例：Yahoo!メールやGmailなど）は、企業側のメールフィルタリング設定によってスパムと見なされ、重要な連絡が担当者に届かない可能性があります。

どうしてもフリーのメールアドレスを使う場合は、自分の名前をベースにしたシンプルでわかりやすい文字列にすることをおすすめします。数字の羅列や奇抜な言葉が含まれたアドレスは、印象を損なうことがあるため避けましょう。ビジネスの場にふさわしいメールアドレスを使用することで、採用担当者に信頼感を与えられます。

まとめ

就活で送信するメールでは宛先の設定や件名、本文の構成などの基本的なマナーを守り、敬意を込めた丁寧な文章を心がけることで、採用担当者に好印象を与えることが可能です。また、正しいビジネスメールの形式を習得しておくと、他のやり取りでも役立ち、社会人としてのスキル向上にもつながります。
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