＃内定辞退
企業からの内定（内々に示された採用決定）を応募者側から辞退する場合には、トラブルにつながらないように意識すべき点があります。本記事では、内定辞退をどう伝えるか、内定承諾後の辞退は可能かといった点に触れたうえで、電話・メール別の例文を紹介します。
目次
内定辞退はどう伝える？
内定先の企業に辞退の意思を伝える方法には、電話・メール・エージェント経由の3つがあります。
基本的に電話で伝える
内定を辞退する際には、企業の採用担当者に電話で丁寧に伝えることが基本です。自分の口で話をすることで、自分の選考に時間や労力をかけてくれた企業に誠意を示します。さらに、採用担当者に直接伝えることで、内定を辞退する旨を確実に伝達できます。
採用を決定してくれた企業に辞退を伝えることに気後れを感じるかもしれませんが、辞退の意思を伝えないのはマナー違反です。企業側にも採用計画があり、内定辞退者が発生した場合には、補充対応などを取らなければなりません。近年では、辞退する場合はメールで構わないとしている企業も増えています。とはいえ、感謝やお詫びの気持ちが一番伝わるのは電話のため、どうしても電話ができない場合を除き、電話での対応が原則だと考えて行動しましょう。
担当者が不在の場合にはメールで伝える
担当者が不在で、電話で内定辞退の意思を伝えられなかった 場合には、メールで内定辞退の旨を伝えます。ただし、メールだけでは送受信時のエラーや迷惑メールフォルダへの振り分けにより、担当者に確実に伝わらない可能性があります。内定を辞退することがきちんと伝わっているかを確認しつつ、内定先の企業に誠意を示すためにも、あらためて電話をかけるようにしましょう。
就活エージェントを利用した場合はエージェント経由で伝える
企業の求人に応募する際には、求人サイトなどからエントリーする方法の他、就活エージェントを経由してエントリーする方法もあります。就活エージェントとは、就活生を専任のアドバイザーがサポートするサービスです。
就活エージェントを利用してエントリーした場合には、採用内定の通知もエージェントを通じて行われるのが一般的です。内定を辞退する際には内定先の企業に直接連絡するのではなく、エージェントを経由して内定先の担当者に伝えてもらいます。この時、内定獲得に向けて尽力してくれたエージェントにも謝意やお詫びを忘れずに伝えましょう。
内定承諾後も辞退はできる
口頭または書面（内定承諾書）の提出によって内定を承諾した後であっても、内定辞退をすることは可能です。内定承諾書には法的な拘束力（内定を承諾した場合は必ず入社しなくてはいけない。入社しなかった場合、罰金などが発生するなど）はありません。内定者と企業との双方が合意したうえで内定を辞退するのであれば、問題は発生しません。
ただし、内定承諾後の辞退は採用を決定してくれた企業に迷惑をかける行為であることは認識しておきましょう。内定承諾者が定員に達した企業は、新規の採用活動を停止し、内定承諾者が入社することを前提にさまざまな準備（備品の手配や研修の計画など）を行っています。その状況で内定辞退が起こると、それらの作業がやり直しになってしまうこともあります。そのため、そもそもこういう事態に陥らないように、しっかりと熟慮したうえで内定を承諾することが大切です。
内定辞退はできるだけ早く伝えることが重要
内定を辞退する際には、できるだけ早く先方の企業に伝えるようにしましょう。目安として、内定が出てから1週間以内には伝えることが望ましいとされています。企業側が内定辞退や内定承諾の期限を定めている場合には期間内に伝えれば良いですが、より早く伝えるに越したことはありません。
法的には遅くとも、入社の2週間前までには辞退を伝える必要があります。これは「雇用期間が定められていなかった場合、いつでも解約の申入れができ、この場合、雇用は解約の申入れの日から2週間を経過することで終了する」とする民法第627条第1項が根拠になっています。
入社を希望している他の企業の選考結果との兼ね合いなどから、内定承諾期限の延長を希望する場合も、速やかに担当者へ申し出る必要があります。くわしくは以下の記事をご覧ください。
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参考URL：民法 | e-Gov法令検索 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089#Mp-At_627
内定辞退を伝える際のポイント
内定の辞退を伝える際には、以下のポイントに注意しましょう。
辞退の理由を説明できるようにしておく
内定を辞退する場合であっても、その理由を先方の企業に伝える義務はありませんが、企業としては今後の採用活動の参考にするため、理由を聞いてくることがあります。その場合に備えて、辞退理由を説明できるように準備しておきましょう。
辞退の理由は、簡潔に伝えられる程度の内容で差し支えありません。例えば、「他社からの内定を承諾することにした」、「進学することにした」といった理由で十分です。ただし、他社の方が福利厚生が良かったなどと言うことは慎んでください。これは暗に、内定を辞退する会社の福利厚生が劣っていると言っていることと同じです。内定を出してくれた企業を悪く言わないように注意しましょう。
お詫びとお礼の言葉を添える
企業は内定を出すまでの採用活動に、かなりの時間や労力といったコストを費やしています。辞退という結論に対するお詫びはもちろん、選考をしてくれたことに対するお礼の言葉もきちんと添えることが重要です。
内定を辞退したとはいえ、その企業との関係が完全になくなるわけではありません。内定を承諾した企業と辞退した企業との間に取引上のつながりや資本関係などがあったり、将来的にそのような関係が生まれることもありえます。内定承諾・辞退に関わらず、どの企業にも真摯で丁寧な対応を心がけましょう。
内定辞退の伝え方│電話・メール別の例文
電話やメールで大切なのは、企業ごとに状況を踏まえて自分の気持ちを伝えることです。これから紹介する例文を参考にしつつ、辞退の理由などは適宜差し替えて、自分の言葉で伝えられるようにしましょう。
電話
週休二日で土日が休みの企業が一般的になっているとはいえ、必ずしもすべての企業が平日を営業日としているわけではありません。電話をかける際には、その日が営業日であるかを必ず確認しましょう。また、出社時・退社時や昼休みに近い時間帯を避けることも大切です。電話をかければ、多少なりとも相手に時間を取らせてしまいます。担当者の迷惑になるようなタイミングでの架電はマナーに反します。
以下では、内定辞退を電話で伝える際の会話例を紹介します。
【電話での内定辞退】
自分「お世話になっております。私、◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の□□様はご在席でしょうか？」
（担当に代わる）
人事「はい、□□です。」
自分「〇日に内定の通知をいただいた◯◯と申します。□□様、ただいまお時間よろしいでしょうか？」
人事「はい。大丈夫です。」
自分「このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変心苦しいのですが、本日は御社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。」
人事「わかりました。差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけますか。」
自分「はい。選考が進んでいた他の企業から内定をいただき、承諾することにしました。深く悩みましたが、自分の適性を熟考した結果、このような決断となりました。ご期待に添えず、大変申し訳ございません。」
人事「わかりました。残念なことではありますが、また機会がありましたらよろしくお願いします。」
自分「ご配慮いただき、ありがとうございます。御社へ伺って直接お伝えすべきですが、取り急ぎ電話でのご連絡となり申し訳ございません。このたびは貴重なお時間をいただきながら辞退という形になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。それでは失礼いたします。」
メール
前述のとおり、メールで連絡をするのは電話をかけた時に担当者が不在だった場合です。メールの文面には、電話したことを添えておきましょう。採用担当者には数多くのメールが届きます。件名に「内定辞退」の文言と自分の名前を入れるとわかりやすくなります。
以下では、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。
【メールでの内定辞退】
件名：内定辞退のご連絡／（氏名）
本文：
△△株式会社 人事部
□□様
お世話になっております。
内定の通知をいただいた◯◯と申します。
先ほどお電話を差し上げましたがご不在のようでしたので、まずはメールでご連絡させていただきます。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。熟慮しましたが、遺憾ながら貴社からの内定を辞退したく、ご連絡を差し上げました。
内定までに貴重なお時間をいただきましたが、このようなご連絡となってしまったことをお詫び申し上げます。
本来であれば貴社へ伺い、直接お話しさせていただくところ、メールによるご連絡になってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。□□様をはじめ、このたびお世話になった貴社のみなさまには心から感謝いたします。
末筆ながら、貴社が益々ご発展されることをお祈りしております。
署名
まとめ
内定を辞退する際には、迅速さとタイミング、礼節が重要です。内定辞退は基本的に電話で伝えますが、担当者につながらなければ、まずはメールで連絡します。ただし、後日、あらためて電話で連絡を入れることを忘れないでください。
内定辞退についてお困りの点がある場合、就活エージェントへ相談するのもひとつの手です。就活支援の豊富な実績があるLHH就活エージェントに相談すれば、入社後のキャリアまで見据えたサポートが受けられます。
