外資系企業のメール｜特徴と役割を解説

外資系で働くというと、どのようなイメージをお持ちでしょうか？ 給料がいい？ 実力主義？ 仕事が出来ないとすぐに辞めさせられる、ドライで個人主義……などでしょうか。

外資系で働く人たちが口を揃えて言うのは、「外資系企業では、毎日、昼夜を問わずものすごい数のメールが飛び交っている」ということ。どうやら、一般的な日系企業よりも多くのメールがやりとりされているようです。

例えば、上司、同僚、部下と仕事の話をした後には、必ずその場で話した内容や指示した、指示されたことなどを、確認のためにメールに書きます。あるいは、●月●日までにこのような仕事をしなさい、といった内容の指示もメールで送られてきます。さらに、個人宛のメールの他に、部署ごとや担当している業務メンバー宛に送られてくるメールもあります。これは「確認してください」や「シェアして下さい」といった意味合いが多いようです。

加えて日本支社全社員宛のもの、アジア地域の社員宛のもの、グローバル全社員宛のもの…などもあり、役員の交代といった人事関係や、業績の報告、各地の支社で行われたイベントの報告などもメールで送られてきたりして、一日に受け取るメールは100通近く。マネージャークラスになるとさらに膨大な量のメールを受信する、ということになります。

業務効率においては日系企業よりも厳しいとされる外資系ですが、なぜこんなに多くのメールがやりとりされるのでしょうか？
「メールを書くよりも、本人に直接確認するとか、電話で話した方が早いのに」と、思うかもしれません。しかし「自分は○○○をしました」「○○○を確認して下さい」と、一つのメールに多くのCCをつけて送信するのは、必要な連絡をするという目的のほかに、責任回避の手段でもあるのです。後に問題が起こったとき、送信済みのメールは「自分はこのときに○○を知らせましたよ」という物的証拠になるわけです。

また、メールは大切な自己アピールの手段でもあります。外資系企業では、常に自分のやっている業務や自分の能力について、上司や同僚にアピールすることが大切であり、メールはそのための大切な手段です。言うなれば、メールの言葉が足りないと、自らの存在価値すら希薄になりかねないということです。